Die Ausgangslage
Wie viele mittelständische Unternehmen stand auch FRANKEN BRUNNEN vor einer typischen Frage der digitalen Transformation: Wo entfaltet KI im Unternehmen den größten Hebel?
Denn gerade im Mittelstand entstehen schnell viele gute Ideen, aber nicht jede ist sofort umsetzbar. Manche Vorhaben scheitern nicht an der Technologie, sondern an fehlenden Daten, unklaren Prozessen, mangelnder Akzeptanz oder regulatorischen Anforderungen. Andere wirken auf den ersten Blick innovativ, liefern aber nur begrenzten betriebswirtschaftlichen Nutzen.
Die Herausforderung bestand deshalb darin, KI nicht als Selbstzweck zu betrachten, sondern als strategisches Werkzeug zur Prozessverbesserung. Benötigt wurde eine Roadmap, die Antworten auf vier zentrale Fragen gibt:
- Wo liegen die relevantesten KI-Potenziale im Unternehmen?
- Welcher Anwendungsfall bringt welchen konkreten Nutzwert?
- Welche Abhängigkeiten, Voraussetzungen und Risiken müssen berücksichtigt werden?
- Welche Maßnahmen sollten zuerst umgesetzt werden, um mit vertretbarem Aufwand den größten ROI zu erzielen?
Das Ziel des Projekts
Im Zentrum des Projekts stand die Entwicklung einer praxisnahen KI-Roadmap für ein mittelständisches Unternehmen, die Management, Fachbereiche und operative Teams gleichermaßen nutzen können.
Das Ergebnis sollte ausdrücklich mehr sein als eine Potenzialanalyse. FRANKEN BRUNNEN wollte eine Grundlage, mit der sich Investitionsentscheidungen treffen lassen. Also keine Sammlung von Buzzwords, sondern eine strukturierte Übersicht darüber,
- welche KI-Vorhaben kurz-, mittel- und langfristig sinnvoll sind,
- welche Projekte zuerst angegangen werden sollten,
- wie Nutzen, Aufwand, Dauer und Abhängigkeiten einzuordnen sind,
- welche Anbieter und Lösungen grundsätzlich in Frage kommen,
- und welche rechtlichen sowie organisatorischen Rahmenbedingungen von Anfang an zu berücksichtigen sind.
Unsere Methodik: Vom Bauchgefühl zur belastbaren KI-Entscheidung
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor des Projekts war die Methodik. Statt mit fertigen Standardlösungen zu starten, haben wir gemeinsam mit FRANKEN BRUNNEN zunächst das Unternehmen, seine Abläufe und seine Zielsetzung verstanden.
1. Mitarbeiter-First statt PowerPoint-Strategie
Der wichtigste Schritt war bewusst nicht technisch, sondern organisatorisch: Wir haben mit den Menschen gesprochen, die täglich in den Prozessen arbeiten.
In kompakten Interviews mit Mitarbeitenden aus unterschiedlichen Bereichen haben wir erfasst,
- wo heute Reibungsverluste bestehen,
- welche Arbeitsschritte besonders zeitintensiv oder fehleranfällig sind,
- wo Informationen schwer zugänglich sind,
- welche wiederkehrenden Aufgaben sich für Teilautomatisierung eignen,
- und an welchen Stellen KI realistisch Entlastung schaffen könnte.
Der Effekt ist entscheidend: So entsteht keine theoretische KI-Strategie am grünen Tisch, sondern eine Roadmap, die auf realen Prozessproblemen, echtem Erfahrungswissen und tatsächlichen Bedarfen basiert.
2. Potenziale identifizieren – aber nicht unkritisch
Im nächsten Schritt wurden die erkannten Ansätze systematisch zusammengeführt, strukturiert und bewertet. Dabei ging es nicht darum, möglichst viele Use Cases zu sammeln, sondern die relevanten herauszufiltern.
Jeder identifizierte Anwendungsfall wurde deshalb nicht nur unter Innovationsgesichtspunkten betrachtet, sondern vor allem anhand seiner betrieblichen Wirkung:
- Welches Problem wird gelöst?
- Wie häufig tritt es auf?
- Wie hoch ist der manuelle Aufwand heute?
- Welche Auswirkungen hätte eine Verbesserung auf Zeit, Qualität, Geschwindigkeit oder Skalierbarkeit?
- Ist der Anwendungsfall organisatorisch anschlussfähig?
So wurde aus einer Sammlung möglicher KI-Ideen ein belastbares Portfolio priorisierbarer Vorhaben.
3. Nutzwert statt Hype: Bewertung nach ROI, Aufwand und Abhängigkeiten
Der zentrale Unterschied zwischen einer netten Potenzialanalyse und einer umsetzbaren KI-Roadmap liegt in der Bewertung.
Deshalb wurden die identifizierten Vorhaben anhand klarer Kriterien eingeordnet, unter anderem:
- strategischer Nutzen für das Unternehmen
- operativer Nutzwert im Alltag
- Implementierungsaufwand
- zeitlicher Horizont
- Abhängigkeiten zu Daten, Prozessen oder anderen Projekten
- rechtliche und organisatorische Machbarkeit
- erwartbare Wirtschaftlichkeit bzw. ROI-Perspektive
Gerade für Führungskräfte ist dieser Punkt entscheidend: Nicht jede gute Idee gehört in Welle 1. Manche Use Cases versprechen schnellen Nutzen bei überschaubarem Aufwand und eignen sich für einen frühen Einstieg. Andere sind fachlich spannend, setzen aber zunächst Prozessklarheit, Datenqualität oder Governance voraus.
Die Roadmap macht genau diese Unterschiede sichtbar. So wird erkennbar, welcher Hebel wann sinnvoll ist – und warum.
4. Leitplanken von Anfang an mitdenken
KI-Projekte scheitern in Unternehmen nicht selten daran, dass Datenschutz, Compliance oder Verantwortlichkeiten erst spät betrachtet werden. Deshalb waren rechtliche und strukturelle Leitplanken von Beginn an Teil des Projekts.
Für FRANKEN BRUNNEN bedeutete das: Die Roadmap wurde nicht losgelöst von den Rahmenbedingungen entwickelt, sondern unter Berücksichtigung von Themen wie
- Datenschutz
- EU AI Act
- internen Anforderungen an Sicherheit und Verantwortlichkeit
- realistischen organisatorischen Voraussetzungen
- möglichen Förderoptionen
Das reduziert spätere Reibungsverluste deutlich. Denn eine KI-Initiative ist nur dann wirklich wertvoll, wenn sie nicht nur fachlich attraktiv, sondern auch regulatorisch und operativ tragfähig ist.
5. Vom Marktüberblick zur realistischen Anbieterauswahl
Ein weiterer wichtiger Baustein war die Markt- und Anbieter-Sondierung. Denn zwischen einer guten Idee und einer guten Lösung liegt oft ein großer Unterschied.
Nicht jedes Tool passt zu jedem Unternehmen. Nicht jeder Anbieter ist für mittelständische Anforderungen geeignet. Deshalb wurde geprüft,
- welche Lösungsansätze grundsätzlich zu den priorisierten Vorhaben passen,
- welche Anbieter realistisch in Frage kommen,
- welche Integrationstiefe zu erwarten ist,
- welche Aufwände bei Einführung und Betrieb entstehen können,
- und welche Optionen zu den Rahmenbedingungen des Unternehmens passen.
So wurde die Roadmap nicht nur fachlich, sondern auch marktseitig belastbar.
Das Ergebnis: Eine KI-Roadmap, die Entscheidungen ermöglicht
Am Ende des Projekts stand keine abstrakte Vision, sondern eine konkrete KI-Roadmap mit Handlungsempfehlungen.
FRANKEN BRUNNEN verfügt damit über eine Entscheidungsgrundlage, die zeigt,
- welche KI-Projekte kurz-, mittel- und langfristig sinnvoll sind,
- welche Maßnahmen zuerst angegangen werden sollten,
- welche Abhängigkeiten zu berücksichtigen sind,
- wie hoch Nutzen, Aufwand und Zeithorizont grob einzuordnen sind,
- und wo sich Investitionen mit hoher Wahrscheinlichkeit zuerst auszahlen.
Das ist für Unternehmen besonders wertvoll, weil dadurch aus Unsicherheit Orientierung wird. Statt „KI irgendwann mal machen zu wollen“ liegt ein strukturierter Fahrplan vor, mit dem sich die nächsten Schritte begründet priorisieren lassen.
Warum diese Vorgehensweise für andere KMU relevant ist
Viele mittelständische Unternehmen erleben gerade dieselbe Situation: Es gibt Interesse an KI, erste Ideen sind vorhanden, einzelne Tools wurden vielleicht schon getestet – aber es fehlt die strategische Einordnung.
Genau hier liegt der größte Hebel einer KI-Roadmap:
Sie verhindert teure Einzelentscheidungen ohne Gesamtrichtung.
Sie übersetzt Technologie in betriebswirtschaftliche Relevanz.
Und sie macht sichtbar, was zuerst sinnvoll ist – und was bewusst noch nicht.
Für Geschäftsführungen, Bereichsleitungen und Digitalverantwortliche ist das besonders wichtig. Denn KI wird nicht dadurch erfolgreich, dass man möglichst schnell irgendein Tool einführt. Erfolgreich wird KI dann, wenn sie auf klare Ziele einzahlt, intern anschlussfähig ist und in einer sinnvollen Reihenfolge umgesetzt wird.
Die wichtigsten Learnings aus dem Projekt
1. Die besten KI-Anwendungsfälle entstehen selten im Meetingraum
Sie entstehen dort, wo Menschen täglich mit Prozessen, Medienbrüchen, Suchaufwänden und Routinetätigkeiten arbeiten.
2. Nicht jedes KI-Potenzial ist automatisch ein gutes erstes Projekt
Ein früher Erfolg braucht überschaubaren Aufwand, klaren Nutzwert und geringe Abhängigkeiten.
3. ROI entsteht durch Priorisierung, nicht durch Aktionismus
Wer alle Ideen gleichzeitig verfolgt, verzettelt sich. Wer sauber priorisiert, schafft messbaren Fortschritt.
4. Recht und Governance gehören an den Anfang, nicht ans Ende
Datenschutz, Verantwortlichkeiten und regulatorische Leitplanken sind kein Bremsklotz, sondern Voraussetzung für tragfähige Umsetzung.
5. Eine Roadmap ist nur dann nützlich, wenn sie Entscheidungen erleichtert
Deshalb braucht sie klare Handlungsempfehlungen, realistische Timelines, nachvollziehbare Bewertungslogik und eine saubere Betrachtung von Abhängigkeiten.
Zusasmmenfassung
Die Zusammenarbeit mit FRANKEN BRUNNEN zeigt sehr klar, worauf es bei erfolgreichen KI-Initiativen im Mittelstand ankommt: nicht zuerst auf das Tool, sondern auf die richtige Reihenfolge.
Eine gute KI-Roadmap schafft Orientierung, bevor Budget gebunden, Zeit investiert und Erwartungen geweckt werden. Sie verbindet Fachlichkeit, Organisation, Wirtschaftlichkeit und Machbarkeit. Und sie sorgt dafür, dass aus vielen Möglichkeiten ein realistisch umsetzbarer Fahrplan wird.
Für Unternehmen bedeutet das: weniger Blindflug, weniger Hype, weniger teure Umwege – und deutlich bessere Entscheidungen darüber, wo KI heute schon Nutzen stiftet und wie daraus Schritt für Schritt echter ROI entsteht.
Sie möchten Ihre eigenen KI-Potenziale nicht nur sammeln, sondern priorisiert bewerten?
Dann sprechen Sie mit uns. Wir entwickeln mit Ihnen eine KI-Roadmap, die zu Ihrem Unternehmen passt – mit klaren Handlungsempfehlungen, realistischer Umsetzungslogik und Fokus auf wirtschaftlichen Nutzen.
Takeaways: Was andere KMU aus diesem Projekt mitnehmen können
Wer KI im Unternehmen erfolgreich einsetzen will, sollte nicht mit dem Tool beginnen, sondern mit den richtigen Fragen:
- Wo entstehen heute die größten Reibungsverluste?
- Welche Prozesse haben genug Volumen für echten Hebel?
- Welche Use Cases bringen schnell Nutzen?
- Wo bestehen Abhängigkeiten durch Daten, Prozesse oder Organisation?
- Welche Vorhaben sind kurzfristig realistisch, welche brauchen Vorarbeit?
- Wie sieht die ROI-Perspektive je Vorhaben aus?
Genau daraus entsteht eine Roadmap, die Investitionsentscheidungen erleichtert und aus KI ein steuerbares Transformationsthema macht.
Thomas Keller
E-Mail: keller(at)intercorp.de
Telefon: +49 (0)9203-996-61
