Flexibilität und Zeitersparnis
In der Praxis ist es doch so: wenn anspruchsvolle Excel-Tabellen gebaut wurden, dann sind diese meist auch nur von wenigen Personen bedienbar. Und vermutlich noch weniger Personen können sie anpassen und erweitern. Was passiert also, wenn diese Personen nicht (mehr) da sind? Man ist also nicht nur von dem Programm, sondern auch von den wenigen Personen abhängig, die Excel beherrschen.
Wäre ist nicht schön, wenn mehrere Personen Auswertungen, Kalkulationen und wichtige Daten einfach und schnell erstellen und pflegen könnten?
Daten-Sicherheit
Die wenigsten Excel-Daten sind technisch gesehen sicher. Zum einen haben meist sehr viele Personen potenziellen Zugriff darauf - das ist bei sensiblen Daten wie Budgetkalkulationen oder Ähnlichem nicht ideal. Zum anderen gibt oft keine Backups - wenn also Daten oder auch Formeln in den Tabellen versehentlich überschrieben oder gelöscht werden, kann dies gravierende Folgen haben.
Die Lösung
Wir transformieren die Excel-Daten einschließlich den ganzen Formeln und Berechnungen in eine Anwendung, die webbasiert funktioniert und demnach unabhängig vom Gerät oder Betriebssystem jederzeit im Browser aufrufbar ist. Jedoch nicht für jedermann. Dafür sorgen Absicherungen wie Benutzerzugänge, http-Auth-Schutz oder Beschränkungen auf bestimmte IP-Netze. Die Anwendung besitzt eine einfache Bedienoberfläche und die Berechnungen laufen im Hintergrund. Damit ist das Ganze einfach und schnell zu bedienen und man braucht keine Excel-Profis mehr. Die Daten werden in einer Datenbank gespeichert. Für die Daten-Sicherheit sorgen tägliche Backups.
Use Cases
In letzter Zeit haben wir beispielsweise folgende Anwendungsfälle bei intercorp behandelt:
Preiskalkulation im Außendienst/Vertrieb
Ein Unternehmen aus der Pharma-Branche hatte bislang im Vertrieb/Außendienst eine Excel-Kalkulation im Einsatz, welche Preise und Rabatte bei Abnahme gewisser Mengen berechnet. Beim Kunden vor Ort ist das natürlich suboptimal, da auf Tablets Excel unübersichtlich ist oder Excel auf gewissen Geräten nicht funktioniert. Und wenn der Kunde über die Schulter schaut, dann sieht das auch nicht wirklich sexy und zeitgemäß aus. Zudem besteht doch die Gefahr aus Versehen etwas an der Excel-Tabelle zu ändern (sofern diese nicht schreibgeschützt ist). In diesem Fall haben wir die Kalkulation mit Hilfe einer Progressive Web App umgesetzt. Das hat im Außendienst den Vorteil, dass diese Art von Webtechnologie auch offline, also ohne Internetverbindung, funktioniert.
Preisberechnungen für Mietverträge
Eine soziale Einrichtung kam auf uns zu und zeigte uns ihr Excel-Konstrukt, in dem zu Bewohner-Stammdaten komplexe Mietpreisberechnungen stattfanden, flankiert mit einem Word-Dokument, in dem mit Serienbrieffunktion die Mietverträge dynamisch personalisiert und mit entsprechenden Ergebnis-Werten befüllt wurden. Hierfür haben wir eine Anwendung konzipiert, die alle Kernfunktionen beinhaltet: Die Suche nach Personen, die Eingabe der Roh-Werte zur Berechnungsgrundlage und eine PDF-Funktion als Output für den Mietvertrag. Die Formeln und Berechnungen sind im Hintergrund der Anwendung hinterlegt.
Zugegebenermaßen ist dies dann eher schon eine mittelgroße Anwendung, dafür lohnt sich aber der initiale Invest, da vor allem in diesem Anwendungsbeispiel dann mehrere / andere Personen viel schneller Vorgänge bearbeiten können. Im Vergleich zu Kauf-Programmen arbeiten wir mit Open-Source-Tools, so dass keine fixen Lizenzkosten im Betrieb anfallen. Auch der Wartungsaufwand ist gering.
Verwaltung von Immobilien-Vermögen
Aus der Immobilien-Branche bekamen wir die Anfrage, ein individuelles CRM-System zu konzipieren. Das Immobilen-Unternehmen hat bis dato mit mehreren Excel-Tabellen gearbeitet. Im Wesentlichen zum einen zur Verwaltung von Personen, also Immobilien-Interessent, dazugehöriger Makler, Notar und entsprechender Status des jeweiligen Vorgangs. Zum anderen die Verwaltung der Immobilien mit Adressdaten, Immobilienbewertung und vieles mehr. Beides - also die Personen-bezogene und die Immobilien-bezogene Verwaltung - sollten wir in einem CRM vereinen und auf unterschiedlichste Weise intelligent miteinander verknüpfen, damit „auf Knopfdruck“ alles schnell findbar ist und der aktuelle Stand sowie weitere Todos sofort erkennbar sind.
Für solch eher komplexere Anwendungen setzen wir das php-Framework „Symfony“ ein, damit ist man für zukünftige Ausbaustufen am flexibelsten. Ein „Aufbohren“ von existierenden Systemen, wie TYPO3 oder Pimcore, empfehlen wir in solchen Fällen nicht.
Jetzt handeln
Wenn also Ihre Geschäftsprozesse und Entscheidungen auf Excel fundieren, dann sollten wir uns unterhalten. Was genau meinen wir damit? Egal ob Verwaltung von Kunden- und Produkt-Daten, Auswertungen fürs Marketing oder Berechnungen für Preise, Budget und Kosten - ist dies nicht so immens wichtig, dass Sie es sicherer und flexibler gestalten wollen? Bestenfalls sparen Sie damit auch noch Zeit und Geld.
Interesse? Welche Herausforderungen haben Sie? Gemeinsam finden wir die passgenaue Lösung. Kontaktieren Sie uns jetzt. Gerne persönlich unter 09203-996-61 oder per Mail an info(at)intercorp.de.
